Método de Control del Presupuesto

El presupuesto es un mecanismo de control que comprende un programa financiero, estimado para las operaciones de un periodo futuro. Establece un plan claramente definido, mediante el cual se obtiene la coordinación de las diferentes actividades de los departamentos e influye poderosamente en la optimación de las utilidades, que es el objetivo preponderante de toda empresa. 

El propósito del presupuesto es obtener un mejor control en la dirección de la empresa, en virtud de que:

1. Establece objetivos definidos y formula el plan de ejecución que ha de llevarse a cabo en las futuras operaciones. Como eventualmente la realización del plan puede ser modificada o impedida por circunstancias imprevistas, proporciona los métodos correctivos que han de seguirse para ello. 

2. Coordina las actividades, promoviendo la motivación para que, con buena voluntad, los objetivos de la empresa se acepten y ejecuten los planes trazados. 

3. Determina los medios de control a través de las comparaciones que comprueben los resultados; e indica cuándo y dónde deben hacerse cambios en las operaciones actuales, para que los objetivos planeados puedan ser realizados de manera práctica y de modo eficaz.  

VENTAJAS DEL PRESUPUESTO 

Los presupuestos son un valioso auxiliar para los directivos de las empresas, ya que por medio de ellos se controlan mejor las operaciones, evitando despilfarros en materiales, tiempo, etcétera. El presupuesto presenta por anticipado los costos requeridos para el trabajo que se va a ejecutar, los distribuye entre los diferentes departamentos de la empresa para que cada departamento emplee la cantidad que se le ha asignado, y provee verificaciones para salvaguardar esas erogaciones, de tal manera que cualquier renglón en particular no exceda a la cantidad presupuesta.  

ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO 

Se entiende, por tal, el orden que debe seguirse paso a paso para establecer y aplicar un presupuesto; así como a la fijación de responsabilidades que hagan efectiva su aplicación.
Son cuatro los pasos principales a seguir: 

1. Establecimiento de un plan general para un periodo futuro. 

2. Exposición de ese plan a los jefes de departamento, pidiéndoles que suministren estimados de sus costos durante el periodo señalado. Junto con esta petición deben acompañarse todos los informes pasados y presentes que puedan ayudar al jefe de departamento a elaborar un presupuesto adecuado. 

3. La coordinación de los presupuestos departamentales en un presupuesto central,
ajustando las desviaciones de lo normal y agregando márgenes y tolerancias, según lo indique el juicio y experiencia del gerente. 

4. Asegurarse de que se cumpla el presupuesto por medio de comprobaciones periódicas, sistemáticas y de la distribución de informes regulares entre los jefes de departamento. Los renglones de costos se observarán estrechamente, y se harán esfuerzos para operar cada división de manera que los costos actuales sean mantenidos dentro de las cantidades asignadas.  

El presupuesto sirve para tener en mente la cantidad de ingresos que se generarán mensualmente, ayudará a definir qué gastos se pueden asumir realmente, lo que en la práctica, permitirá organizar de la mejor forma posible el capital para hacerla rendir al máximo. Permitirá priorizar gastos, fijar objetivos, desarrollar habilidades para analizar distintas situaciones y reaccionar de manera adecuada frente a los imprevistos que puedan surgir.